Jeugdhuis Joc Ieper

Wie zijn wij?

 

Jeugdhuis JOC Ieper heeft tot doel een jeugdhuiswerking met regionale uitstraling, voor alle jongeren uit Ieper en de ruimere regio, waar zij elkaar kunnen ontmoeten voor ontspannende, vormende en culturele vrijetijdsbesteding, zonder dat deze opsomming als beperkend mag worden beschouwd en voorziet met dit doel ook in een programma-aanbod en een instuifwerking. Jeugdhuis JOC Ieper vzw is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in dit kader worden verwerkt.

​

Welke persoonsgegevens verzamelen wij;

 

Wij verwerken enkel gegevens die nodig zijn voor de organisatie van de jeugdhuiswerking.

 

Voor deelnemers gaat dit bijvoorbeeld over: naam, adres, telefoon en e-mail, geboortedatum, betalingsgegevens (zoals lidkaart, abonnement nummer, UITpas-nummer). Bij het uitlenen van materiaal kan een identificatiebewijs gevraagd worden.

 

Voor vrijwilligers gaat dit bijvoorbeeld over: naam, adres, telefoon en e-mail, geboortedatum.

 

Voor leden gaat dit bijvoorbeeld over: naam, adres, telefoon en e-mail, geboortedatum.

 

Voor bestuurders gaat dit bijvoorbeeld over: naam, adres, telefoon en e-mail, geboortedatum, geboorteplaats, identificatiegegevens, rijksregisternummer.

 

Voor leveranciers gaat dit over betalingsinformatie en contactgegevens.

​

Waarom gebruiken wij die gegevens;

 

Wij gebruiken deze gegevens enkel voor: de organisatie en opvolging van activiteiten, ledenadministratie, dienstverlening aan leden, inschrijven en aanwezigheden, als garantie voor het uitlenen van materiaal, voor correcte facturatie, servicemailing voor en/of na uw bezoek, communicatie met vrijwilligers, Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen, verzekering en administratie.

​

Opvragen van de persoonsgegevens;

 

Persoonsgegevens worden opgevraagd bij inschrijving, bij toetreden tot de groep vrijwilligers of bij het toetreden tot het bestuur.

 

We verzamelen enkel persoonsgegevens die u zelf aan ons meedeelt op verschillende wijzen (o.a. inschrijvingsformulieren, invul- en contactformulieren op onze website, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact, …). Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de aangesloten verenigingen/clubs of federaties.

 

Wie verwerkt de persoonsgegevens;

 

De persoonsgegevens worden enkel gedeeld wanneer dat nodig is. De gegevens kunnen gedeeld worden met vrijwilligers om een activiteit in goede banen te leiden. De gegevens kunnen gedeeld worden met de verzekeringen. De gegevens kunnen gebruikt worden voor administratie en boekhouding.

 

Voor inschrijvingen en registraties kan gebruik worden gemaakt van digitale formulieren of externe toepassingen. We beperken het gebruik van deze toepassingen tot wat nodig is voor een vlotte organisatie van de werking en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. Wanneer externe toepassingen worden gebruikt, gelden ook hun eigen privacy voorwaarden.

​

Hoe lang bewaren wij deze gegevens;

 

Wij bewaren de gegevens niet langer dan nodig.

• Inschrijvingsgegevens: gedurende de periode die nodig is voor administratie en opvolging 

• Gegevens van vrijwilliger: zolang nodig voor de organisatie en opvolging van de werking 

• Administratieve gegevens: volgens de wettelijke bewaartermijnen

Jeugdhuis JOC Ieper vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 10 jaar na laatste gebruik.

​

Foto’s en beeldmateriaal

 

Tijdens de jeugdhuisactiviteiten kunnen foto’s of video’s gemaakt worden voor communicatie via website, sociale media of publicaties. Dit gebeurt steeds met respect voor de privacy en met bijzondere aandacht voor minderjarigen. Indien vereist, wordt hiervoor toestemming gevraagd. Je kan je toestemming altijd intrekken.

​

Digitale communicatie

 

We communiceren met deelnemers en vrijwilligers via e-mail, telefoon en via digitale berichtendiensten (zoals Messenger, Instagram en Whatsapp). Vrijwilligers geven bij hun intakegesprek toestemming om aan deze groepen te worden toegevoegd. Wat betreft digitale berichtendiensten met bezoekers zal dit vermeld staan in het inschrijfformulier wanneer van toepassing. We gebruiken deze kanalen enkel voor praktische en vlotte communicatie en gaan steeds zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gebruiken we externe apps, dan gelden ook hun eigen privacyregels. Voor gevoelige of persoonlijke informatie kiezen we altijd een passend en veilig communicatiekanaal.

​

Hoe beschermen wij jouw gegevens?

 

Wij zorgen voor beperkte toegang tot gegevens, veilige opslag en vertrouwelijke behandeling door medewerkers.

​

Jouw rechten

Je hebt recht op inzage van jouw gegevens, verbetering of verwijdering en bezwaar tegen gebruik. Contacteer ons via pv@jocieper.be en we helpen je verder.